Акционерное общество "Академия"
Клиент. АО "Академия" занимается организацией деловых и корпоративных мероприятий, образовательных проектов.
С чего начали. Компания вела масштабные проекты в сфере государственных и муниципальных заказов, но управление процессами и финансами было недостаточно системным. Ключевые сложности:
- Высокая нагрузка на контроль исполнения контрактов. Из‑за разрозненности данных было сложно отслеживать статусы по множеству проектов одновременно и вовремя реагировать на отклонения.
- Работа с документами не была стандартизирована —не существовало единых шаблонов, порядка согласования и хранения. Это увеличивало риски ошибок и потери документов, а также замедляло закрытие этапов по контрактам.
- Работа с входящей и исходящей корреспонденцией не велась системно: письма терялись, сроки ответов срывались, не было единого источника, где можно быстро найти историю взаимодействия с заказчиками и подрядчиками.
- Периодически компания сталкивалась с кассовыми разрывами, что создавало угрозу срыва обязательств по контрактам и выплат подрядчикам.
Что сделали. Была выстроена системная работа по управлению проектами, финансами, корреспонденцией и документооборотом с учетом требований 44‑ФЗ и 223‑ФЗ — от поиска закупок до сдачи отчетности. Основные действия:
- Внедрен сервис управленческого учета: появилась прозрачная аналитика по проектам, статьям затрат и статусам оплат — это повысило скорость принятия решений и точность планирования.
- Внедрен регулярный мониторинг денежных потоков, сценарное планирование и приоритизация оплат. Это позволило управлять ликвидностью и принимать решения на основе актуальных данных.
- Навели порядок в документах: оцифровали и систематизировали все договоры и закрывающие документы.
- Составили реестр входящей и исходящей корреспонденции, а вся переписка оцифрована и структурирована — теперь каждое письмо привязано к проекту или контракту, есть четкие сроки ответа и история всех согласований.
Результат. Проекты реализованы в срок, финансовая устойчивость восстановлена, процессы стали прозрачными и управляемыми:
- Преодолены кассовые разрывы за счет приоритизации оплат, синхронизации этапов работ и поступлений, а также регулярного контроля ДДС.
- Оцифрованная база договоров и закрывающих документов дает мгновенный доступ к любому документу и формирует прозрачную картину для аутсорсинговой бухгалтерии в реальном времени.
- Работа с корреспонденцией стала прозрачной и контролируемой: благодаря реестру и оцифрованной переписке исключены потери писем, сокращено время на поиск информации, обеспечено соблюдение сроков ответов.
- Управленческий учет дал прозрачность по финансам и проектам: в любой момент доступна актуальная картина по бюджету, статусам и обязательствам, что позволяет планировать и перераспределять ресурсы проактивно.
- Сформирована воспроизводимая модель управления для проектов по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ: от расчета закупок и заключения контрактов до реализации и отчетности — это снижает риски при масштабировании и запуске новых проектов.
